Cuando hablo de catalizadores que conducen a equipos más productivos, de alta capacidad, ágiles, siempre tengo en la cabeza: el foco Común, la Colaboración y Confianza. Los rituales/eventos Scrum ayudan a trabajar estas tres “Ces” y creo que de ahí viene la fuerza de este framework. Pero ¿y si el equipo aún no es maduro? ¿y sí no estamos haciendo Scrum de libro? ¿Cómo transcendemos el framework para crear entornos más Agile?

En este artículo comparto contigo una forma de llevar uno de esos grandes catalizadores la confianza a un nuevo miembro de la organización. Encontrarás el diseño completo de una dinámica que realizé con éxito con el equipo de 5 personas que conformaban Valentia en ese momento y el resultado final. En total una hora de duración que dió para mucho y que ahora es un estandar en nuestros Onboarding.

Contexto

Valentia es un proyecto de innovación educativa cuyo principal producto, hasta que llegó el COVID-19, era un campamento de verano. El objetivo de Valentia es educar en valores a jóvenes de entre 13-17 años a través del Rol en vivo. Es decir, utilizar el Rol como instrumento para que las nuevas generaciones se formen en las competencias del futuro: colaboración, empatía, creatividad, adaptabilidad, etc. El equipo comenzó a principios del 2019 con cuatro personas. En sesiones previas con este equipo, lo llamaremos el “veterano” acordamos un objetivo emocional muy claro en el que centrar mi trabajo como coach: las personas que pertenezcan a Valentia se sienten seguras para ser ellas mismas, son felices haciendo lo que hacen, y trabajan según los valores que quieren enseñar.

La sesión que describo se enmarca dentro del “Onboarding” de un nuevo miembro al equipo, Aza. Debido al COVID-19 el campamento de verano quedó cancelado para el 2020 y para asumir los retos que había por delante Valentia decide reforzarse con un nuevo perfil. En el  Onboarding de Aza decidimos introducirle a los pilares de la cultura y forma de trabajar de Valentia para que desde el principio pudiese experimentar la importancia que le damos a poner a las personas en el centro y asegurar su seguridad emocional.

Diseño

Siempre digo que Agile se hace no se cuenta y lo mismo opino de la seguridad emocional. En este caso practicamos sobre miedo, motivación y confianza. ¿Cómo llegué a esta decisión? ¿Por qué estas tres palabras? Escuchando al contexto. El equipo veterano ya tenía un lenguaje emocional común trabajado artesanamente en los 6 meses anteriores. Aza ,sin embargo, nunca había hecho este tipo de entrenamiento. Además la decisión de incluir a un nuevo integrante había traído al equipo conversaciones sobre estas temáticas y era natural trasladarlas al nuevo miembro. Al hacer esta conversación parte de la bienvenida al grupo transmitimos además un mensaje claro: en Valentia importa saber qué piensas y cómo estás tú como persona.

Estructura de la sesión ¿Cuál fue fue mi proceso creativo?

Fue un ejercicio de coherencia sistémica. Estábamos en un una situación de pérdida y de creación. Por un lado el duelo de haber dejado ir tantísimas cosas en los últimos meses: el campamento de este año, pérdidas personales, de nuestro entorno. Y por otro la necesidad de celebrar la adaptación y resiliencia que el trabajo emocional y Agile nos había traído. Un “Adiós” y un “Hola” que además tenía mucha congruencia con la fase que cómo equipo Valentia estaba atravesando: el “Adjourning” del antiguo equipo la bienvenida y “Forming” de uno nuevo. (Te invito a leer el artículo sobre las fases de los equipos presentado en la IAF:  Stages of Small-Group Development Revisited de Bruce W. Tuckman and Mary Ann C. Jensen)

La hora que teníamos para trabajar se repartiría en un “Check-in” (10-15 minutos), muy beneficioso en la era virtual, la conversación del “Adjourning”- adios- (15-min), la conversación del “Forming”- hola- (15-20 min) y el “Feedback” o reflexión final (10-15min).

Siguiente paso, seleccionar formas de trabajar este contenido. En el plano emocional mi máxima es incomodar lo justo  fomentar el dialogo y a la vez mantener espacio para la reflexión personal y el silencio. En la fase de Adjourning hablaríamos de miedo y motivación y en la de Forming sobre confianza.

Sólo faltaba pensar ¿cuál era el momento Aha! ? Esa acción que abriese la toma de conciencia del antes y el después de la entrada de Aza. ¿Qué necesitaba el equipo y qué Aza? Con eso en mente, tomé la decisión de separarles en la primera reflexión del Adjourning, el resto de dinámicas se harían en conjunto.

Normalmente el diseño y contenido de la sesión lo doy por finalizado aquí, sin embargo, la experiencia virtual me ha enseñado que online es más necesario que nunca tener opciones en caso de que la tecnología me haga alguna jugarreta. El tiempo del equipo es oro y no quiero invertirlo en gestionar mi frustración, desbordamiento con la tecnología y otras distracciones. Por eso preparo preguntas y dinámicas que me ayuden en caso de que no haya fluidez, y que me permitan ser flexible y adaptarme en todo momento no ya solo a lo que nazca de la conversación, si no a la realidad de la virtualización. Dejé preparado un Jamboard y un Mural por si fuese necesario, fotos y ayudas visuales, etc.

Diseño de la dinámica de equipo

Diseño de la dinámica de equipo

El nombre de la sesión

Tanto en Coaching personal como de equipos creo que es muy importante darle un título, un marco a las sesiones de trabajo, yo lo llamo el letrero de la sesión. Al igual que para crear Sprint Goals, me gusta que el nombre sea claro y no deje dudas de que esperamos trabajar. El nombre elegido para esta sesión fue “Confianza y seguridad Emocional en Valentia”.

Práctica: desarrollo real de la sesión

De lo que se diseña para una sesión a lo que pasa en realidad suele haber un abismo. Mi filosofía es ir preparada pero con mucha “Escucha” para aprovechar lo que vaya naciendo. Esto fué lo que ocurrió en realidad:

Fase1: Check-in y objetivo de sesión

Momento para ver cómo llegamos. No había cansancio virtual, buen foco y motivación. Esta fase la acabamos en 10 minutos, nada que destacar, un momento para centrarnos.

Fase2: Adjourning

Cierto malestar esperado al separar al equipo de Aza, la nueva incorporación, sin embargo, una vez finalizadas las conversaciones por separado no puedo estar más feliz con mi decisión. Aza tuvo oportunidad de usar ese espacio para buscar su propio lenguaje antes de sumarlo al del equipo. Me hubiese gustado haber dado espacio a que hablase primero Aza y luego os veteranos, sin embargo en vivo salió al revés. En todo caso el resultado fue una transparencia completa por ambas partes. No solo mostraron vulnerabilidad y respeto si no que la parte veterana ayudó al nuevo integrante a compartir y reflexionar con preguntas y amplios espacios de silencio:

“Aza, ¿qué necesitas para sentirte bien dentro de Valentia? ¿Qué te ayuda a motivarte?”

Time- up, habían pasado 15 minutos y tocaba ir a la tercera parte de la sesión, cerramos asegurándome de que no se ha quedado nada en el tintero que se deba hablar en el momento.

Fase3: Forming

Cómo habíamos ganado 5 minutinos al principio de la sesión decidí empezar con una pregunta abierta, ¿qué es la seguridad emocional? para luego seguir con ¿qué significa para el equipo Valentia la confianza? Como facilitadora,  considero un éxito cuando en este momento se verbalizan las normas, creencias y valores del sistema, las de verdad, las que se están usando, algo que ocurrió aquí con frases cómo:

“Seguridad emocional es no darla por hecho y buscarla siempre”

“Se construye poco a poco”

“Se trata de crear un colchón seguro para mí sin afectar al de los demás”

“Nos apoyamos, nos damos”

Otra práctica muy valiosa que permite esta conversación es dar la oportunidad para conocer qué connotación de confianza es más importante para cada persona: “digo lo que pienso”, “vulnerabilidad”, “soy libre de ser yo”, “vínculo”, “cercanía”, “compromiso”. Esto además de crear lenguaje común permitió a Aza ver con quién tenía más afinidad y entender lo que era importante para cada las demás personas y viceversa.

Para ahondar en la construcción de un idioma o común compartí un modelo de 4 puntos cardinales que para mí integran el concepto de la confianza y les animé a trazar un mapa mental de dónde estábamos como equipo dentro de este mapa y en qué parte de la confianza nos íbamos a apoyar para esta nueva fase. Este ejercicio está pensado para irnos de la reflexión personal a los acuerdos en el equipo, dejamos la reflexión particular para encontrar cual es el concepto que nos sirve como Valentia en la situación actual.

Fase 4: Que nos llevamos y feedback.

Tuvimos tiempo suficiente para decidir si se quedaba algo en el tintero y era necesario realizar otra sesión o considerábamos que había sido un ejercicio completo. Caras sonrientes, agradecimientos mutuos y sentimiento de pertenencia expresado en palabras de bienvenida y conversaciones abiertas para el futuro.

 

Conclusiones

La motivación para realizar este sesión era introducir al nuevo integrante al sistema Valentia, en el que las conversaciones sobre emociones son esenciales para la cohesión y resiliencia del equipo y están basadas en la confianza mutua. Todas las integrantes tuvieron la oportunidad de conocerse mejor, y en especial Aza, pudo entrenar su vulnerabilidad y el uso del lenguaje emocional. Creo que es mucho mejor hacerlo en un momento de celebración como este que esperar a que aflore en una situación más complicada y salí muy satisfecha del resultado final. No son conversaciones fáciles, y gracias a esta sesión hubo un espació para hablar desde el yo, la no violencia y el silencio.

Esto es lo que se llevarón como equipo:

Aza Escudero Valentia

Aza Escudero- Valentia

Aza- “Hablamos del elefante en la habitación, que era mi entrada en el equipo y esto me ha servido para sentirme más integrado y sentir que teníamos la confianza para abrirnos entre nosotros, o al menos la puerta abierta para hacerlo”

Aitor – “Avance, estamos de acuerdo en que todo lo que aporta Aza es mucho más importante que lo que perdemos”

Rafa- “Todo lo que he recorrido desde que empezamos. Cuando empezamos con Sonia, era hablar de estas cosas y me quedaba en blanco y ahora fíjate”

María – “Gracias. Muy agradecida por tener estas conversaciones y todo lo que me llevo de ellas”

Cristina- ” Estoy muy orgullosa de Valentia, remamos en la misma dirección”

 

 

¿Qué conclusión sacas tú? ¿ Crees que invertir una hora tratando estos temas merece la pena?